Milano, 22 novembre 2022 – In ogni ufficio funzionale e moderno, non possono mai mancare degli adeguati sistemi organizzativi per conservare e archiviare nel modo corretto tutti i documenti importanti come contratti, fatture, preventivi, comunicazioni e via dicendo. Sebbene al giorno d’oggi si parli spesso di digitalizzazione, la maggior parte delle comunicazioni avviene ancora in maniera tradizionale perciò occorre preoccuparsi di come conservare tutta la corrispondenza.
Con il passare del tempo la carta può deteriorarsi e modificare le sue caratteristiche iniziali per colpa di polvere, luce, umidità. Occorre quindi adottare dei validi sistemi organizzativi come raccoglitori di tutte le dimensioni e di buona qualità. Ancora oggi questa risulta la migliore soluzione esistente per organizzare e sistemare tutte le scartoffie in modo veloce e ordinato per ritrovarle in perfetto stato in un secondo momento quando torneranno utili. Tuttavia, scegliere i raccoglitori non è così facile come potrebbe superare sembrare per poiché ne esistono di diversi tipi sul mercato. Andiamo allora a vedere alcuni consigli utili che aiutano a trovare i migliori raccoglitori ad anelli per l’ufficio.
Tipi di raccoglitori
Per iniziare, può essere utile fare una veloce panoramica sui diversi tipi di raccoglitori che esistono oggi per l’ufficio. Fondamentalmente, si suddividono in due categorie relativamente all’utilizzo che ne viene fatto.
I primi sono i registratori che sono pensati in particolare per l’ufficio e conservare grandi quantità di documenti. A questi raccoglitori hanno una particolare custodia in cartone rigido che aiuta i documenti a non sformarsi. Sono molto pratici anche perché facili da spostare; in ogni ufficio, trascorso una certa quantità di tempo, il raccoglitore viene spostato in archivio invece che è tenuto a portata di mano perché ormai non lo si utilizza quasi più.
La seconda tipologia è rappresentata dalle cartelle ad anelli che sono privi di custodia e pensati per essere consultati con maggiore frequenza. Di solito, in un ufficio vengono utilizzate per proteggere listini, prezzari, contatti, materiali e altro materiale informativo da poter mostrare ai clienti.
Tornando invece a parlare di registratore per i documenti dell’ufficio, si possono fare ulteriori distinzioni all’interno di questa categoria. Esistono i registratori commerciali che si utilizzano soprattutto per l’archiviazione e un semplice inserimento dei fogli senza quindi doverli raccogliere all’interno di buste trasparenti. Abbiamo poi i registratori protocollo che invece si compongono inserendo di volta in volta i vari documenti importanti nelle classiche buste forate sul lato.
Formati di carta
Una delle principali caratteristiche che bisogna sempre tenere strettamente sotto controllo quando si scelgono i raccoglitori migliori per l’ufficio riguarda sicuramente il formato.al giorno d’oggi, la maggior parte delle comunicazioni avviene utilizzando il formato di carta standard A4.
Tuttavia, i raccoglitori di formato commerciale e protocollo possono avere una piccola differenza in termini di dimensioni. Infatti, quelli protocollo hanno una maggiore altezza perché sono progettati per raccogliere al loro interno buste. Si tratta comunque di una questione di qualche centimetro al massimo. Gli scaffali dove devono essere ospitati i raccoglitori devono avere un’altezza di circa 35 cm altrimenti ne un tipo nell’altro ci stanno comodamente.
L. M.