Milano, 11 marzo 2021 – Ogni azienda e libero professionista devono essere dotati di un account di posta elettronica certificata, necessaria per le comunicazioni con gli enti pubblici e il fisco, nell’ottica di una semplificazione e una velocizzazione della burocrazia in Italia.
Dal 2013 è quindi necessario creare una PEC gratuita, segnalarla al Registro delle Imprese in modo tale da poterla impiegare per le comunicazioni ufficiali. Questo servizio è anche disponibile per i singoli privati, sia in versione limitata e gratis che con prestazioni superiori.
Che cos’è la PEC
La posta elettronica certificata a differenza dell’e-mail ordinaria viene considerata esattamente alla stregua di una raccomandata con ricevuta di ritorno, se chi invia e chi riceve lo fa con un account di questo tipo. Le comunicazioni con gli enti pubblici e con il fisco risultano essere semplificate e immediate, tracciabili e molto più facili da ordinare all’interno di archivi compressi, con un notevole risparmio economico e di tempo.
I protocolli su cui si basa la PEC gratuita sono IMAP e POP3 e garantiscono la non duplicabilità e la non decrittabilità da parte di terzi dei messaggi, rendendo quindi la posta certificata assolutamente sicura per dati sensibili, tracciabile e dotata di un sistema per confermare la ricezione, proprio come nelle raccomandate cartacee.
In base al tipo di account che si sceglie, inoltre, è possibile integrare anche dispositivi di protezione hardware per la PEC, come ad esempio il lettore di carta o di codice fiscale.
Gli account di posta elettronica certificata dei provider sono anche associati ad applicazioni per Android e iOS per la portabilità multipiattaforma, in modo tale da poterli utilizzare dovunque. Questo, insieme ai sistemi di autenticazione a doppia verifica, sono molto utili per i professionisti, che non si devono trovare sempre in ufficio.
Come si attiva una PEC
Il primo passaggio è scegliere un provider, verificando che i suoi servizi aggiuntivi, che sono disponibili opzionalmente con abbonamento, possano essere compatibili con una prospettiva futura di upgrade dell’account di PEC gratuita, al tempo stesso controllando che l’ente erogatore sia iscritto ai registri che certificano quelli che possono fornire questo tipo di servizio.
Per aprire un account, nella maggior parte dei casi è necessario inviare una copia di un documento d’identità fronte-retro, possibilmente con un mezzo sicuro, in alcuni casi via fax e il codice fiscale. Eventualmente possono occorrere anche altre informazioni che vengono utilizzate per attivare i meccanismi di sicurezza a doppio passaggio, come ad esempio il numero di cellulare.
Il provider creerà l’account e provvederà alla comunicazione al Registro delle Imprese dove deve essere depositata la PEC, che è univoca e non clonabile, in modo tale da consentire agli enti pubblici e privati di conoscere immediatamente l’indirizzo per le comunicazioni.
PEC gratuita e semplice
La procedura di attivazione richiede alcuni minuti ed è poco differente rispetto ad una comune e-mail, a parte il grado superiore di sicurezza, mentre il servizio risulta essere disponibile nell’arco di pochi giorni in base al traffico.
Nel caso degli account di PEC gratuita le funzionalità sono garantite ed è sempre possibile effettuare upgrade per accedere a servizi aggiuntivi con il crescere dei bisogni, come spazio di archiviazione e SMS di notifica.
La PEC è obbligatoria per i liberi professionisti iscritti all’albo e alle associazioni di categoria dal 2013, ed è necessario attivarla contestualmente all’apertura di una nuova partita IVA, che sarà associata automaticamente alla mail certificata, anche se l’estinzione di una non comporta quella dell’altra, ma sono operazioni che devono essere effettuate separatamente nella maggior parte dei casi.
Redazione